Fatturazione Elettronica al Via: Prepariamoci!

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Ormai lo sappiamo: dal primo gennaio 2019 per tutte le imprese ci sarà l’obbligo di fatturazione elettronica, il nuovo metodo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture di acquisto e di vendita in formato digitale.

Per i trasportatori, tutto il giorno in camion, con attività vitali come la gestione del traffico per spedizioni corrette ed efficenti, al netto degli impegni amministrativi all’ordine del giorno, questo rappresenta un cambiamento radicale.

La seconda grande novità del 2018 (ok, attuata solo dal 2019, ma è praticamente una novità di quest’anno) dopo il GDPR per la gestione della privacy.

Escludendo l’opportunità di fatturare il 1° gennaio, per ovvi motivi, dal 2 gennaio quindi diremo addio alla carta e daremo il benvenuto alla modalità digitale di fatturazione.

Con tutte le opportunità, i vantaggi e i rischi che questo metodo comporta.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione tre programmi per la creazione delle fatture elettroniche, ma sono adatte soprattutto a chi ha poche fatture:

  • Una procedura web dal sito
  • Un software scaricabile su pc (senza rete)
  • L’App Fatturae per tablet e smartphone

Non è il caso della maggior parte delle aziende logistiche. Chi emette tante fatture, come un’azienda di trasporto, ricorrerà di certo a un software privato molte volte proposto dallo stesso gestionale usato in azienda.

Tra chi emette la fattura e chi la riceve c’è lo SDI (Sistema di Interscambio). Lo SDI, che avrà il compito di controllare la fattura, trasmetterla al ricevente o rispedirla al mittente nel caso di errori, accetterà solo formato per le nuove fatture: XML (eXtensible Markup Language).

É un linguaggio che gli addetti del settore web conoscono bene ma che potrebbe essere abbastanza oscuro a prima vista.

Vedilo come un insieme di codici che, tutti insieme, creano la fattura. Tutte le fatture devono essere emesse, trasmesse, conservate e archiviate in questo particolare formato digitale.

Il formato XML è utilizzato principalmente per un motivo: la sua verificabilità. Le informazioni prodotte in formato XML sono controllate e validate in modo immediato e sicuro, in modo che il documento sia a norma di legge.

Per inviare la fattura elettronica al SDI ci sono diverse modalità:

  • Servizio online che permette per caricare il file XML
  • Con una procedura web o con l’app Fatturae
  • Con la PEC inviando l’allegato all’indirizzo dello SDI (sdi01@pec.fatturapa.it)
  • Attraverso un canale telematico come FTP o Web Service che dovrà essere prima attivato con il SDI, che lo consegnerà poi all’indirizzo email presente in fattura.

Per la massima sicurezza in questo passaggio c’è la generazione di un codice (QR Code) con all’interno il numero di partita IVA, i dati anagrafici e l’indirizzo email verso cui inviare l’email. É come un biglietto da visita digitale dell’azienda, impossibile sbagliare.

Gli elementi più importanti riguardo il settore dell’autotrasporto, chiariti recentemente dall’Agenzia delle Entrate, sono:

  • Fatturazione per carburanti: devono essere tracciate con fattura elettronica tutti gli scambi di benzina e gasolio effettuate tra soggetti passivi d’imposta
  • Soggetti identificati: in Italia la fatturazione elettronica riguarda tutti i soggetti stabiliti nel territorio italiano, residenti e identificati in Italia con una stabile organizzazione.
  • Termini di trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio (SDI): fino a poco tempo fa la fattura doveva essere inviata il giorno stesso dell’operazione, ora la bella notizia è che sarà obbligatorio inviarla entro 10 giorni.
  • Sanzoni: non ci sono sanzioni per i primi sei mesi per le aziende che non si adeguano, o per chi trasmette in ritardo le e-fatture.
  • Registrazione fatture elettroniche: restano gli obblighi di registrazioni classici (articoli 23 e 25 del d.P.R. n. 633 del 1972)
  • Conservazione fatture: si possono conservare anche copie in formati digitali diversi (pdf, jpeg, etc) ma l’originale della fattura in XML dovrà sempre essere conservato

Sicuramente uno spartiacque importante nella gestione delle imprese, in particolare per un’operativa e sempre “sul campo” come un’azienda di trasporto e logistica, in un settore dove la precisione e le tempistiche sono tutto.