Logistica e operazioni di deposito: ottimizzare il processo di spedizione

Spedire è la fase finale (e una delle più importanti) della logistica. Mentre l’esperienza e soddisfazione del cliente derivano in gran parte dall’esito della spedizione, quest’ultima dipende dalle fasi precedenti in varia misura.

L’efficienza con cui le merci sono depositate è legata al processo di movimentazione, mentre consegnarle in buone condizioni dipende dal processo di assemblaggio e confezionamento. La sequenza di spedizione dovrebbe essere eseguita non solo in modo corretto ma anche in modo da evitare inefficienze.

Questo articolo vi condurrà attraverso alcune operazioni di logistica che hanno un impatto diretto sulla spedizione e su alcuni dei sistemi migliori per ottimizzarla.

carrello elevatore

L’obiettivo della spedizione da magazzino

È essenziale tenere a mente che la spedizione è considerata un successo solo se il corretto ordine è prelevato, caricato e spedito al corretto destinatario, attraverso la corretta modalità di transito e consegnato in tempo.

Siccome la spedizione è l’ultima fase, è importante considerare che tutte le fasi precedenti hanno un impatto diretto sulla sua efficienza ed efficacia.

Ordini di spedizione

Per processare un ordine proveniente da un cliente, la comunicazione è di primaria importanza. Per evitare errori e ridurre i costi, è altamente raccomandato offrire ai clienti un sistema online attraverso cui essi possano monitorare il proprio inventario, selezionare le merci destinate alla spedizione e comunicare all’operatore logistico l’ordine per processarle.
Una volta piazzato l’ordine dal cliente, il sistema deve fornire una lista di prelievo e/o una lista di carico con elencate le merci che il mittente ha selezionato. È inoltre opportuno che il sistema fornisca alcuni campi opzionali, compilabili con istruzioni dettagliate, se necessarie (per esempio istruzioni di riconfezionamento).
Mentre un tale portale online permette di risolvere molti dei problemi relativi all’ordine, altre forme di comunicazione diretta, come telefonate, email e messaggi, dovrebbero essere sempre disponibili.
Tutto ciò consente di ridurre gli errori e accrescere l’efficienza logistica e contabile.

Processi di deposito e movimentazione

Il deposito sembrerebbe una fase lontana dalla consegna. Tuttavia, lo stoccaggio delle merci ha un grande impatto sulla spedizione. Se le merci sono state sistemate appropriatamente, considerata la frequenza degli ordini, allora i tempi di consegna possono essere sensibilmente accorciati, rendendo quindi la spedizione più conveniente ed efficace.

Posizionare merci soggette a ordini frequenti più a portata di mano e merci ordinate solo occasionalmente un po’ in secondo piano, aiuta a ridurre i tempi di prelievo.

L’efficienza del prelievo può essere ottenuta impiegando la giusta metodologia insieme alla più avanzata tecnologia. L’uso di tecnologie mobili e portatili può velocizzare il processo logistico permettendo agli addetti al prelievo di muoversi liberamente nel magazzino mentre dispositivi di identificazione a frequenze radio comunicano loro con precisione dove le merci sono localizzate.

magazziniere con scanner

Processi di confezionamento ed etichettatura

Il confezionamento è appena precedente all’inizio della spedizione e, quindi, influisce su quest’ultima immensamente.

Nel caso di quantità esigue, come bancali singoli, confezionare ed etichettare le merci immediatamente è raccomandato e, in questo caso, dispositivi per la stampa mobile tornano molto utili. Come efficace misura addizionale, si può considerare anche di inserire i documenti di spedizione contestualmente al confezionamento di ciascun ordine.

Se c’è una qualunque possibilità di danneggiamento durante il transito, è opportuno aggiungere materiale protettivo come pannelli in polistirolo, sacchetti ripieni d’aria, imbottiture di plastica a bolle d’aria, ecc. Si può anche considerare di destinare del personale dedicato per il controllo qualità se, in precedenza, ci sono stati frequenti casi di danneggiamento per mano di quanti movimentano le merci.

Siccome questa è chiaramente un’attività che accresce i tempi di spedizione, il trade-off risiede tra farlo manualmente o automatizzare il tutto.
Se il costo opportunità legato al tempo impiegato eccede quello dell’installazione e avvio delle macchine per il confezionamento, l’automazione è certamente la risposta migliore.

Nel caso di groupage o carichi completi, confezionare ed etichettare ogni singolo collo immediatamente è controindicato. Una lista di carico elencante le merci associate a un ordine e differenziante ciò che sia stato prelevato da ciò che viene ordinato può significativamente ridurre le problematiche legate alla spedizione quali, ad esempio, spedire le merci sbagliate e/o in quantità errate.

Una volta eseguito un controllo degli ordini nell’ottica dell’accuratezza, essi possono essere assemblati ed etichettati. Quindi, completate le operazioni di prelievo e confezionamento senza alcun errore, arriva il turno della spedizione.

magazzinieri a lavoro

Il processo di spedizione e best practices

  • Assicurarsi che la documentazione relativa alla spedizione sia completa e corretta in anticipo;
  • Programmare ricezione e spedizione in momenti diversi;
  • Nel caso in cui il volume delle spedizioni sia molto elevato e le spedizioni siano molte e in diversi momenti della giornata, diventa preferibile avere un sistema ben congegnato che renda chiaro ogni step della spedizione;
  • Una tecnologia di immagazzinamento basata su una sequenza logica può ridurre i costi sostanzialmente, determinando la modalità migliore per trasportare ciascun ordine:
  • Mantenere sempre le aree di carico pulite e ordinate ed evitare la presenza di personale estraneo a tale processo mentre la spedizione ha luogo.

Come si è visto, l’ottimizzazione del processo di spedizione è altamente correlata con le fasi logistiche che lo precedono. Per far sì che la spedizione sia efficiente ed efficace, tutte queste fasi devono essere ottimizzate e, solo una volta che queste siano semplificate, allora possiamo concentrarci sulle best practices e sulle più avanzate tecnologie per ottimizzare il processo di spedizione stesso.